Archiefbewaarplaats en toezicht op informatiebeheer

7.7.1	Archiefbewaarplaats en toezicht op informatiebeheer
Toelichting op meerjarendoel
Verbeteren (provinciale) archieven In de archiefbewaarplaats worden onder verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris de archieven beheerd van de provinciale organen vanaf de vroege negentiende eeuw. Daarnaast bevat de openbare bewaarplaats de archieven van een aantal particuliere organisaties met provinciaal werkgebied. Voor de komende jaren staat een fors aantal acties gepland, waaronder overbrenging van ca. 700 meter jongere provinciale archieven, verfijning van de archieftoegangen, een actueel acquisitieprofiel voor particuliere archieven en aansluiting van de provincie op het e-Depot voor langdurig te bewaren digitale informatie. Toezicht op het (digitaal) informatiebeheer De komende periode voert de provinciearchivaris als toezichthouder een aantal nulmetingen (inspecties) in de provinciale organisatie uit. Deze hangen nauw samen met de I-Opgave van de provincie. Parallel daaraan werkt de provinciearchivaris samen met specialisten binnen de provincie aan onder andere het opzetten van het wettelijk ‘strategisch informatieoverleg’ (SIO), het actualiseren van de provinciale regelgeving voor informatiebeheer, rechtmatige vernietiging van dossiers (papier en digitaal) en interne voorlichting over digitaal informatiebeheer. De toezichtrol van de provinciearchivaris vergt vergelijkbare werkzaamheden bij de samenwerkingsverbanden van de provincie, waaronder RUD Utrecht, Recreatie Midden-Nederland, Regio Randstad (Huis van de Nederlandse Provincies) en Bij12. Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief Per 31 december 2018 loopt de dienstverleningsovereenkomst af die de provincie met Het Utrechts Archief heeft afgesloten voor het beheer van de historische provinciale archieven en de uitvoering van het interne toezicht op het beheer van de archieven die de provincie zelf in huis heeft. In GS van 27 maart 2018 is besloten om de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling HUA voor te bereiden. Aanbestedingsrechtelijk zijn er geen andere mogelijkheden om zeker te stellen dat de samenwerking met HUA voortgezet kan worden, terwijl daartoe wel de noodzaak en de wens bestaat. De bijdrage die de provincie na toetreding aan HUA zal betalen, blijft gelijk ten opzichte van de afgelopen jaren en bedraagt € 661.692 per jaar. BEOOGD RESULTAAT 2019 De overbrenging en toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoet aan de wettelijke vereisten en de aansluiting op het e-depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is verder voorbereid. De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie en die van enkele samenwerkingsverbanden is verbeterd door het uitvoeren van archiefinspecties en nulmetingen. De provincie is toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief.

7.7.1

Toelichting op meerjarendoel

Verbeteren (provinciale) archieven
In de archiefbewaarplaats worden onder verantwoordelijkheid van de provinciearchivaris de archieven beheerd van de provinciale organen vanaf de vroege negentiende eeuw. Daarnaast bevat de openbare bewaarplaats de archieven van een aantal particuliere organisaties met provinciaal werkgebied. Voor de komende jaren staat een fors aantal acties gepland, waaronder overbrenging van ca. 700 meter jongere provinciale archieven, verfijning van de archieftoegangen, een actueel acquisitieprofiel voor particuliere archieven en aansluiting van de provincie op het e-Depot voor langdurig te bewaren digitale informatie.

Toezicht op het (digitaal) informatiebeheer
De komende periode voert de provinciearchivaris als toezichthouder een aantal nulmetingen (inspecties) in de provinciale organisatie uit. Deze hangen nauw samen met de I-Opgave van de provincie. Parallel daaraan werkt de provinciearchivaris samen met specialisten binnen de provincie aan onder andere het opzetten van het wettelijk ‘strategisch informatieoverleg’ (SIO), het actualiseren van de provinciale regelgeving voor informatiebeheer, rechtmatige vernietiging van dossiers (papier en digitaal) en interne voorlichting over digitaal informatiebeheer. De toezichtrol van de provinciearchivaris vergt vergelijkbare werkzaamheden bij de samenwerkingsverbanden van de provincie, waaronder RUD Utrecht, Recreatie Midden-Nederland, Regio Randstad (Huis van de Nederlandse Provincies) en Bij12.

Toetreding tot de gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief
Per 31 december 2018 loopt de dienstverleningsovereenkomst af die de provincie met Het Utrechts Archief heeft afgesloten voor het beheer van de historische provinciale archieven en de uitvoering van het interne toezicht op het beheer van de archieven die de provincie zelf in huis heeft. In GS van 27 maart 2018 is besloten om de toetreding tot de gemeenschappelijke regeling HUA voor te bereiden. Aanbestedingsrechtelijk zijn er geen andere mogelijkheden om zeker te stellen dat de samenwerking met HUA voortgezet kan worden, terwijl daartoe wel de noodzaak en de wens bestaat. De bijdrage die de provincie na toetreding aan HUA zal betalen, blijft gelijk ten opzichte van de afgelopen jaren en bedraagt € 661.692 per jaar.

BEOOGD RESULTAAT 2019

De overbrenging en toegankelijkheid van de (historische) provinciale archieven voldoet aan de wettelijke vereisten en de aansluiting op het e-depot voor het langdurig bewaren van digitale informatie is verder voorbereid.
De kwaliteit van het (digitale) informatiebeheer binnen de provinciale organisatie en die van enkele samenwerkingsverbanden is verbeterd door het uitvoeren van archiefinspecties en nulmetingen.
De provincie is toegetreden tot de Gemeenschappelijke Regeling Het Utrechts Archief.